A finales del año pasado la FECAM (Federación Canaria de Municipios) nos invitó a Ismael Palmero y a un servidor como Presidente y Secretario de Redeltic (Red de Técnicos en Modernización y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Entidades Locales de la isla de Tenerife) para contar nuestra experiencia a los responsables TIC de la provincia de Las Palmas de Gran Canaria. Me gustaría hacer un breve resumen de lo que expusimos en dicha jornada:
Toda organización precisa de la figura del responsable modernización, de informática, director TIC o CIO cuyo papel ha ido tomando un protagonismo estratégico en los últimos años por el valor y oportunidades de mejora que puede aportar a la entidad en cuanto a funcionamiento y servicios ofrecidos.
El actual escenario de constante evolución tecnológica requiere por parte de estos responsables y del personal a su cargo de una rápida adaptación en cuanto a conocimientos y experiencias. Con este objetivo nace Redeltic, la Red de Técnicos en Modernización y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Entidades Locales de la isla de Tenerife, que se esfuerza en colaborar activamente con la exposición en común de experiencias y con la formación de grupos de trabajo para desarrollar proyectos comunes en el ámbito de la modernización y de las TIC’s.
Esta ponencia no es para hablar de tecnologías, es para hablar de las personas que están detrás de esas tecnologías. y ¿Por qué? Veámoslo: Porque tenemos sueños.
1. Soñamos con una administración
Ágil
Donde la gestión sea rápida, donde la información esté disponible y al alcance de cualquiera que deba disponer de ella, donde la tramitación no tarde más que lo realmente necesario y que los herramientas tecnológicas utilizadas también sean ágiles, intuitivas y fáciles de usar.
Innovadora
Que utilice en su provecho todos los avances tecnológicos disponibles para facilitar su misión, que gestione los recursos de manera eficiente, que ahorre coste y que esté abierta a los nuevos avances, vengan de donde vengan. Debe ser capaz de escuchar a los empleados públicos con más proactividad e iniciativa y poner en práctica sus ideas ¡Necesitamos Innovadores públicos!
Fiable
Que proteja los datos como fuente de seguridad en la gestión, que cuide la calidad del dato para que la toma de decisiones sea correcta, que apueste por los recursos necesarios para ofrecer servicios de calidad en cuanto a su disponibilidad y continuidad.
Inteligente
Que se retroalimente de su propios conocimientos, que sea capaz de tomar decisiones automáticamente según las circunstancias, que se pueda medir/parametrizar para evaluar su correcto funcionamiento. Que se evalúe constantemente para reinventarse y mejorar.
Transparente
Que apueste por un lenguaje administrativo cercano al ciudadano y que fomente la transparencia de conocimientos e información.
Con vocación
Al servicio al ciudadano que es para quien trabaja la administración, a quién debe ir dirigida, es “su cliente” en definitiva. Que apueste por nuevas formas de relacionarse con él, que pase del “vuelva usted mañana” al “No es necesario que venga”, porque que la administración esté más cerca de los ciudadanos no significa que tengan que venir más a menudo al Ayuntamiento sino que puedan acceder a sus servicios con más facilidad.
En definitiva, una administración mejor (y más cerca de los ciudadanos).
2. Nuestros Monstruos
Pero además de sueños, también tenemos nuestros monstruos, a los que nos enfrentamos día a día para poder realizar nuestro trabajo y que, en muchas ocasiones, la organización desconoce que existan.
Escenario heterogéneo
Los servicios tecnológicos y de modernización son transversales a toda la organización y exige a sus miembros tener conocimientos de los diversos ámbitos donde ofrecen sus servicios. Dominar estos conocimientos para poder trabajar y comprender las necesidades de los usuarios expertos que utilizan esos sistemas es complejo por la falta de formación especializada.
Por ejemplo, un departamento requiere de una nueva aplicación (un sistema de información) para gestionar su área. Durante todo su ciclo de vida (Análisis de soluciones del mercado, contratación del suministro, implantación, puesta en marcha y gestión del cambio, mantenimiento y actualización de versiones) necesitamos conocer las tareas de dicha área y su lenguaje técnico relacionado para entender las funcionalidades de la aplicación. Y esto para todas las áreas del ayuntamiento.
No sólo es necesario tener un buen conocimiento de cada materia transversal sino que además debemos tener una visión global del conjunto de las mismas con el fin de poder llevar a cabo las integraciones necesarias entre los diversos sistemas.
Marco legislativo
El Marco legislativo actual que en muchas ocasiones influye en lo tecnológico y en la modernización de las administraciones obliga al personal TIC y a los responsables de modernización a tener un profundo conocimiento del mismo con el fin de poder planificar los proyectos necesarios a acometer en la organización para adaptarla a dichas leyes.
Evolución tecnológica
La velocidad a la que evoluciona la tecnología y la diversidad de ámbitos que existen dentro de las TIC hace imprescindible una apuesta por la formación continua del personal TIC y de modernización. Una correcta formación permite:
- Por un lado tener una visión general de las tendencias y paradigmas actuales que ayudan a la toma de decisiones.
- Por el otro un conocimiento profundo de cada materia en el momento de su implantación.
Complejidad del departamento TIC
Dividir y organizar las tareas y responsabilidades de un departamento TIC es realmente complejo. Si profundizamos, veremos que existen diversas áreas, subareas, roles y tareas diferentes y que exigen cada una de unos conocimientos específicos.
Necesidad de más RRHH
Como de todos es sabido la contratación de personal siempre es difícil y más si no se entiende las tareas que debe acometer dicho personal e incluso si se plantean incorporar como una externalización. Esto se agrava más si hablamos de los departamentos TIC’s en los que se necesitaría personas que cubran las distintas áreas a realizar. Justificar la contratación de personal cualificado para un departamento de tecnología no es tarea fácil y menos teniendo en cuenta la crisis actual pero, dada la importancia estratégica que tienen, los alcaldes debería de tener en cuenta este departamento como uno de los de más valor si se desea mejorar.
Poca inversión económica
No sólo es difícil la contratación de personal sino también la de los medios necesarios para realizar la transformación tecnológica.
Es complicado hacer ver que se necesitan nuevos servidores para nuevos servicios, que hay que actualizar el hardware para mejorar los rendimientos, que los avances tecnológicos hay que irlos adaptando para que se puedan incorporar nuevos procesos, más seguridad, mayor fiabilidad, más rápidez. Que los programas hay que adaptarlos a los cambios legislativos y ello implica el pago de mantenimientos. Que la adaptación de los procesos a las sedes electrónicas conlleva un gran costo debido a la necesidad de recursos de ambos tipos (hardware y software). Y todo ello sin tener en cuenta el ahorro de coste que supone a medio y largo plazo la implantación de esta tecnología para el propio ayuntamiento que es el gran beneficiado de toda esta implantación.
Según la encuesta IRIA, en el año 2011 la media de inversión en TIC de las administraciones locales era del 1,84 % del presupuesto total. Esto es poco. La gran realidad es que si vemos los presupuestos TIC totales gran parte de ellos se van en el capítulo 1 de RRHH y en los mantenimientos (incluyendo telecomunicaciones y telefonía) por lo que queda muy poco margen para inversiones, entonces, ¿Cómo queremos mejorar?
¿Cómo nos ve la organización?
Muchas entidades aún ven al informático como “el chico que repara los ordenadores o incluso lo que es peor, el que repara cualquier cosa que tenga un enchufe” cuando su rol es mucho mayor e importante. Esta visión es peligrosa y hay que hacerla cambiar.
Estrategia en peligro
El papel tan importante que ocupa las TIC en las organizaciones ha obligado al responsable TIC a ocupar un rol más importante que ayude a definir las estrategias de la entidad.
Las organizaciones piensan en el ahorro con el outsourcing o externalización de servicios pero creo que no han tenido en cuenta el peligro que supone dejar en manos de una empresa externa el diseño de la estrategia y hoja de ruta TIC de la organización. Además, para cada externalización es necesario un seguimiento, sino podemos llegar a una subcontratación “desatendida” y eso puede suponer una dependencia grave respecto al proveedor.
El miedo al cambio.
La resistencia al cambio tiene sus raíces en el miedo a lo desconocido. En muchas organizaciones existe poca comunicación entre el departamento TIC y el resto de áreas. Es probable que el problema sea de ambos pero en muchos casos no se le ha buscado solución.
3. ¿Cómo solucionarlo?
Hemos llegado a la conclusión de que todos tenemos los mismos problemas y solos no los podemos afrontar. Tenemos escenarios parecidos, los mismos sueños y similares problemas, entonces ¿Cómo podríamos solucionarlo?
Nos dimos cuenta que entre todos podíamos
- Compatir experiencias.
- Colaborar en proyectos.
- Participar activamente en dudas y problemáticas que surgiesen.
- Realizar reuniones períodicas para implusar esta idea.
- Involucrarnos e involucrar a otros para apoyar esta idea.
- Y apoyarnos en internet para hacer networking.
Con el espíritu de aprender de las iniciativas que otros han tenido y llevado a cabo, bien sean de éxito o de fracaso, pero que nos permitan tener un análisis rápido de cómo afrontar un problema sin tener que partir en cada caso de cero y, para poder discutir con profesionales que se enfrentan a los mismos problemas de tú a tú compartiendo todos aquellos interrogantes que surgen ante el contínuo avance de la modernización de la administración, y en aras a sus mejora y simplificación, así como a la rápida adopción de soluciones a los problemas.
4. Cosas que hemos hecho
- Año 98. Primera reunión de informáticos de ayuntamientos para tratar sobre temas comunes.
- Año 05. Creación de un foro o grupo en internet para centralizar correos que nos pudieran servir a todos
- Año 06. Creación de comisiones en el seno del Plan de Modernización del Cabildo de Tenerife con los informáticos de los Ayuntamientos.
- Año 11. Se dieron los primero pasos para primera reunión del foro, creación de la web y nuevos canales de comunicación
- Febrero 2012 Primera reunión
- Noviembre 2012. Segunda reunión
- Junio de 2013. Tercera reunión
- Junio 2013. Decisión de la creación de la Asociación
- Mayo 2014. Cuarta reunión
Datos:
- 32 asistentes de media
- 20 ponencias
- 4 comisiones activas
- 2.632 accesos a la web
- 45 miembros en la lista de correos
- 40 miembros en la lista de correos anterior (la antigua)
- 519 emails a la lista de correos en este último año.
- 165 temas asuntos diferentes en las listas de correos.
5. Conclusiones
ventajas
- Ahorro del tiempo al poder conocer experiencias desarrolladas por otros compañeros en proyectos TIC que nos permiten reducir el tiempo de análisis para soluciones similares. Ahorro de tiempo en toma de decisiones.
- Las comisiones permiten diversificar los puntos de actuación teniendo un grupo de compañeros dedicados al seguimiento del ámbito al que pertenece dicha comisión. Comisiones especializadas (fuente de información).
- Podemos contar con un repositorio de conocimiento y herramientas para su consulta.
- Contacto inmediato a través de la lista de correo electrónico.
- Difusión del know-how (saber cómo hacer algo fácil y eficientemente basado en la experiencia).
- Contar con expertos de dominio en diferentes ámbitos TIC.
- Ganar ganar: Estamos colaborando con técnicos, políticos, entidades locales, entidades supramunicipales, empresas privadas, etc. Con el fin de apoyarlos y dar nuestro criterio y visión desde nuestra experiencia.
A mejorar
- El networking. Es curioso que siendo consumidores de tecnologías y asíduos a internet y a las redes sociales, herramientas colaborativas, etc. No hayamos conseguido mejorar el networking a través de internet y realmente en donde se sacan conclusiones y se hace más trabajo sea en las jornadas.
- Mucha participación, pero hace falta más involucración, es decir, que todos pongan carne en el asador.
6. Hoja de ruta
- Continuidad: Continuar con las experiencias anteriores (jornadas técnicas, comisiones, comidas y tenderetes etc.)
- Apoyo de proyectos tecnológicos o innovadores en el ámbito de las AAPP, que ayuden a mejorarla en esa demanda de cambio que se exige tanto desde fuera como desde dentro.
- Concienciación: Concienciar a las AAPP del papel tan importante que tienen las tecnologías como medio para el desarrollo de la Administración Pública.
- Formación: Apoyo en la Formación de los técnicos TIC.
- Apoyo jurídico en derecho informático.
- Búsqueda de otras experiencias similares a nivel nacional y europeo.
Espero que les haya servido de fuente de inspiración.
¿Quieres ver la presentación? Presentación Redeltic
Francisco de Luis 